V souvislosti s postupující digitalizací průkazu jsme připraveni se při prodlužování platnosti průkazů obejít bez vylepování fyzických revalidačních známek. Prodlužování platnosti průkazů se i nadále řeší objednávkou v systému NCDB, přičemž držiteli se po schválení okamžitě nová platnost projeví v digitální verzi průkazu.
Doba uchování žádostí (resp. osobních údajů držitelů Průkazů) odpovídá době nastavené pro daný účel, který je uveden v Zásadách GTS. V případě, že není možné z technických důvodů provést skartaci dle skartační tabulky v Zásadách GTS, tak Škola musí skartovat žádost držitele Průkazu po ukončení školní docházky daného držitele.
AliveID je digitální identifikátor na pozadí průkazu v naší databázi, který je postupně vydáván ke každému průkazu vydanému naší společností.
Každou objednávku, kterou Vám pošleme, je potřeba potvrdit, abychom věděli, že Vám v pořádku přišla. Lze tak učinit dvěma způsoby:
- Na úvodní stránce NCDB vidíte nahoře žlutě podbarvenou notifikaci, kde stačí kliknout na tlačítko „potvrdit“.
- Objednávku můžete potvrdit v detailu příslušné objednávky.
Nemusí, digitální revalidace plně nahrazuje fyzické revalidační známky, které jste byli zvyklí lepit na průkaz. Stále je však možné si v případě potřeby fyzické známky objednat a vybraným zájemcům vylepit. Rozhodně to už však není povinné.
Fyzická revalidační známka se v případě potřeby vylepuje na průkaz ITIC a AliveID zaměstnanec do levého dolního rohu na zadní stranu karty.
Přes školní informační systémy je v tuto chvíli možné objednávat pouze nové průkazy. To je velmi pohodlné především kvůli snadnému přenosu všech osobních údajů a fotografií.
Všechny ostatní požadavky, např.- prodloužení platnosti i duplikáty můžete rychle objednat přímo v objednávkovém systému NCDB.
Nemáme v tomto ohledu žádná omezení. Samozřejmě vítáme, když budete objednávat větší množství požadavků najednou, ale pokud je potřeba objednat jenom jeden duplikát, nedá se nic dělat, objednávku vyřídíme i tak. Prosíme jenom o to, abyste nevytvářeli naráz zbytečně velké množství objednávek – do jedné objednávky lze přidat množství různých požadavků a není potřeba (např.) pro každý typ průkazu vytvářet zvláštní objednávku.
Průkazy s platností od prvního září můžete objednávat již od začátku června. My je přes prázdniny vyrobíme a v polovině srpna dodáme do školy, aby byly připraveny k zadání do systému a k vydání studentům. Držitelé však průkazy mohou začít používat až od září, nerozdávejte je tedy prosím dříve.
Poslední termín pro dodání podkladů, aby byly průkazy do 1.9. vytištěny, je vždy zhruba kolem 15. srpna.
O vrácení licence je možno požádat v situacích, kdy žák o průkaz zažádal, ale nepřevzal jej – například nenastoupil ke studiu. O vrácení licence také žádáme u omylem vyrobených průkazů. Není možné vrátit licenci u průkazů, které již byly využívány.
O vrácení prosím zažádejte v co nejkratším termínu. Pokud o ni požádáte po více než měsíci, může být žádost zamítnuta.
Originály vyplněných žádostí nám již nezasílejte, archivujte u sebe, od 1.7.2023 slouží pouze pro Vaši potřebu.
Vyplněná žádost o Průkaz obsahuje osobní údaje a Škola je povinna k žádostem přistupovat dle interních technických a organizačních opatření (např. směrnice) a to tak, aby to bylo v souladu s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).
Archivované žádosti by měly být uloženy v archivu/trezoru či na jiném bezpečném místě, které je uzamykatelné a přístup k němu mají pouze oprávněné osoby Školy. Během zpracování žádostí tzn. před archivací je možné dočasně žádosti uložit do zamykatelné skříňky, stolu apod., ale vždy v zařízení Školy.
Pozor, vyplněné žádosti by neměly být ukládány na veřejně dostupném místě (např. psací stůl zaměstnance Školy, poličky ve sborovně aj.) dostupné neoprávněným osobám.