Doba uchování žádostí (resp. osobních údajů držitelů Průkazů) odpovídá době nastavené pro daný účel, který je uveden v Zásadách GTS. V případě, že není možné z technických důvodů provést skartaci dle skartační tabulky v Zásadách GTS, tak Škola musí skartovat žádost držitele Průkazu po ukončení školní docházky daného držitele.
Každou objednávku, kterou Vám pošleme, je potřeba potvrdit, abychom věděli, že Vám v pořádku přišla. Lze tak učinit dvěma způsoby:
- Na úvodní stránce NCDB vidíte nahoře žlutě podbarvenou notifikaci, kde stačí kliknout na tlačítko „potvrdit“.
- Objednávku můžete potvrdit v detailu příslušné objednávky.
Přes školní informační systémy je v tuto chvíli možné objednávat pouze nové průkazy. To je velmi pohodlné především kvůli snadnému přenosu všech osobních údajů a fotografií.
Všechny ostatní požadavky, např.- prodloužení platnosti i duplikáty můžete rychle objednat přímo v objednávkovém systému NCDB.
Nemáme v tomto ohledu žádná omezení. Samozřejmě vítáme, když budete objednávat větší množství požadavků najednou, ale pokud je potřeba objednat jenom jeden duplikát, nedá se nic dělat, objednávku vyřídíme i tak. Prosíme jenom o to, abyste nevytvářeli naráz zbytečně velké množství objednávek – do jedné objednávky lze přidat množství různých požadavků a není potřeba (např.) pro každý typ průkazu vytvářet zvláštní objednávku.
Průkazy s platností od prvního září můžete objednávat již od začátku června. My je přes prázdniny vyrobíme a v polovině srpna dodáme do školy, aby byly připraveny k zadání do systému a k vydání studentům. Držitelé však průkazy mohou začít používat až od září, nerozdávejte je tedy prosím dříve.
Poslední termín pro dodání podkladů, aby byly průkazy do 1.9. vytištěny, je vždy zhruba kolem 15. srpna.
O vrácení licence je možno požádat v situacích, kdy žák o průkaz zažádal, ale nepřevzal jej – například nenastoupil ke studiu. O vrácení licence také žádáme u omylem vyrobených průkazů. Není možné vrátit licenci u průkazů, které již byly využívány.
O vrácení prosím zažádejte v co nejkratším termínu. Pokud o ni požádáte po více než měsíci, může být žádost zamítnuta.
Originály vyplněných žádostí nám již nezasílejte, archivujte u sebe, od 1.7.2023 slouží pouze pro Vaši potřebu.
Vyplněná žádost o Průkaz obsahuje osobní údaje a Škola je povinna k žádostem přistupovat dle interních technických a organizačních opatření (např. směrnice) a to tak, aby to bylo v souladu s GDPR (Nařízení o ochraně osobních údajů).
Archivované žádosti by měly být uloženy v archivu/trezoru či na jiném bezpečném místě, které je uzamykatelné a přístup k němu mají pouze oprávněné osoby Školy. Během zpracování žádostí tzn. před archivací je možné dočasně žádosti uložit do zamykatelné skříňky, stolu apod., ale vždy v zařízení Školy.
Pozor, vyplněné žádosti by neměly být ukládány na veřejně dostupném místě (např. psací stůl zaměstnance Školy, poličky ve sborovně aj.) dostupné neoprávněným osobám.
Pokud jste zadali špatné jméno, či datum narození, případně jste zaměnili fotografii a zároveň objednávka ještě nebyla vyrobena, pak nás stačí kontaktovat e-mailem (skoly@isic.cz) nebo telefonicky (226 222 318) a chybu rychle napravíme.
V případě, že byl průkaz již vyroben, je třeba zadat novou objednávku na „Duplikát z důvodu pochybení zadavatele“, který stojí 50 Kč. Před samotnou objednávkou je třeba opět v systému upravit chybné údaje.
Pro to, aby mohly být zaslané fotografie vytištěny na kartu, je třeba dodržet základní požadavky na jejich kvalitu:
- Velikost: minimálně 450px na šířku, doporučená celková velikost minimálně 20 Kb. Správný poměr stran upravíme sami.
- Rozvrh: barevná pasová fotografie, ze snímku rozeznatelný nezakrytý obličej, za ním neutrální pozadí. Obličej musí být kompletní včetně vrchní části hlavy, neakceptují se v poslední době módní fotografie, na kterých chybí čelo a horní část hlavy.
- Kvalita: dostatečná kvalita, bez kostiček, nerozmazaný, bez vodotisků a vzorů, v reálných barvách.
- Zdroj: nelze užít fotografie z jiných průkazů. Bývají na nich vodotisky, bezpečnostní vzory a kvalita skenu je všeobecně špatná.
- Aktuálnost: fotka musí odrážet aktuální podobu držitele karty. Oktaván tedy nemůže využít snímek z nástupu do první třídy, stejně tak učitel nemůže využít svůj černobílý portrét z roku 1948.
Před samotnou objednávkou je třeba v systému upravit požadované údaje. Po přihlášení do systému NCDB po levé straně zvolíte „Držitelé průkazů“ – „Seznam držitelů“, zde si najdete držitele, u kterého potřebujete údaje upravit, pomocí tužky vpravo u jména upravíte potřebné, uložíte a v rámci nové objednávky objednáte „Duplikát průkazu z ostatních důvodů“.
Duplikát bude vyroben s již aktualizovanými údaji.